DocuSeal¶

In dit artikel

• DocuSeal. Belangrijkste functies
• Implementatiefuncties
• Aan de slag na het implementeren van DocuSeal
• Initiële systeemconfiguratie
• Werken met documenttemplates
• SMTP-poorten openen voor zakelijke e-mailservice
• Een server met DocuSeal bestellen via de API

DocuSeal. Belangrijkste functies¶

• Aanmaken van interactieve templates - visuele formulierbouwer (WYSIWYG) voor het ontwikkelen van aanpasbare documenttemplates met verschillende soorten velden voor snel invullen en ondertekenen.
• Elektronisch ondertekenen van documenten - mogelijkheid om documenten te ondertekenen met behulp van elektronische handtekeningen, initialen en andere verificatiemethoden. Automatische toepassing van de PDF-standaard digitale handtekening op documenten.
• Automatische veldherkenning - intelligente herkenning en automatische configuratie van velden in geüploade PDF-documenten om het aanmaken van templates te versnellen.
• Meerdere soorten velden - ondersteuning voor verschillende soorten velden: tekst, handtekening, initialen, datum, nummer, afbeelding, bestand, selectievakje en meer.
• Beheer van documentworkflows - verzenden van documenten ter ondertekening via e-mail of SMS met realtime statusbewaking. Ondersteuning voor meerdere ondertekenaars op één document.
• Integratie en automatisering - RESTful API en webhooks voor integratie met externe systemen en automatisering van bedrijfsprocessen. Mogelijkheid om formulieren in te bedden op websites en in applicaties.
• Toegangscontrolesysteem - flexibel beheer van gebruikers, rollen en toegang tot documenten en systeemfuncties.
• Beveiliging en opslag - opslaan van bestanden lokaal of in cloudopslag (AWS S3, Google Cloud Storage, Azure). Ondersteuning voor HTTPS met automatische SSL-certificaten voor gegevensbescherming.
• Meertalige ondersteuning - interface beschikbaar in 7 talen, het ondertekeningsproces ondersteunt 14 talen voor internationale teams en klanten.

Implementatiefuncties¶

Aan de slag na het implementeren van DocuSeal¶

Na betaling wordt er een e-mail verzonden naar het adres dat tijdens de registratie is opgegeven, waarin u wordt geïnformeerd dat de server klaar is voor gebruik. Hierin staan het IP-adres van de VPS en de inloggegevens voor toegang. Klanten van ons bedrijf beheren hun apparatuur via het serverbeheerpaneel en de API — Invapi.

Toegangsgegevens, die te vinden zijn in het tabblad Configuration >> Tags van het serverbeheerpaneel of in de verzonden e-mail:

• Link voor toegang tot het DocuSeal-beheerpaneel via de webinterface: in de tag webpanel.
• Login: root;
• Wachtwoord: per e-mail verzonden bij gereedheid van de server na implementatie van de software.

Initiële systeemconfiguratie¶

Bij het eerste inloggen moet u de initiële configuratie uitvoeren via de webinterface:

Initiële configuratieparameters:

• First name - voornaam van de beheerder;
• Last name - achternaam van de beheerder;
• Email - e-mailadres (gebruikt voor inloggen);
• Company name - naam van de organisatie;
• Password - wachtwoord van de beheerder (minimaal 8 tekens);
• App URL - URL van de applicatie (automatisch ingevuld vanuit de configuratie);
• Language - taal van de interface (standaard English).

Klik na het invullen van alle velden op de knop SUBMIT om de configuratie te voltooien.

Controleren van de aangemaakte beheerder in de database:

docker exec -it docuseal-postgres-1 psql -U postgres -d docuseal -c "SELECT email, first_name, last_name FROM users;"

Werken met documenttemplates¶

DocuSeal stelt u in staat om herbruikbare documenttemplates te maken met vooraf gedefinieerde velden voor invulling.

Instellen van gebruikersprofiel en handtekening¶

Om met documenten te werken, moet u een gebruikersprofiel instellen en een elektronische handtekening aanmaken.

Een nieuwe template aanmaken¶

Een document uploaden:

1. Klik op de homepage op UPLOAD of CREATE;
2. Selecteer een PDF-document of afbeelding van uw computer;
3. Of gebruik drag-and-drop om het bestand te uploaden.

Een lege template aanmaken:

1. Klik op CREATE;
2. Voer de documentnaam in het veld Document Name in;
3. Kies een map voor plaatsing (standaard is Default);
4. Klik op CREATE:

Automatische veldherkenning¶

DocuSeal kan velden in geüploade PDF-documenten automatisch herkennen.

Automatische detectie starten:

Klik op de pagina voor het bewerken van de template op AUTODETECT FIELDS in de rechterwerkbalk.

Documentvelden aanmaken en configureren¶

DocuSeal biedt een breed scala aan veldtypen voor verschillende gebruiksscenario's.

Beschikbare veldtypen¶

Basisvelden:

• Text - tekstveld voor het invoeren van willekeurige tekst;
• Signature - veld voor elektronische handtekening;
• Initials - veld voor initialen;
• Date - veld voor het selecteren van een datum;
• Number - veld voor numerieke waarden;
• Image - veld voor het uploaden van een afbeelding;
• File - veld voor het bijvoegen van bestanden.

Selectievelden:

• Checkbox - selectievakje voor het selecteren van een optie;
• Radio - schakelaar voor het kiezen van één variant uit meerdere;
• Multiple - veld voor meervoudige selectie;
• Select - keuzelijst.

Speciale velden:

• Cells - tabel voor gestructureerde gegevensinvoer;
• Stamp - veld voor het toevoegen van een stempel;
• Phone - telefoonnummerveld met validatie.

Velden aan het document toevoegen¶

Een tekstveld toevoegen:

1. Klik op het element Text vanuit het rechterpaneel op het document;
2. Plaats het veld op de gewenste locatie;
3. Pas indien nodig de grootte van het veld aan door de hoeken te verslepen.

Documenten ter ondertekening versturen¶

Na het aanmaken en configureren van een template kunt u het document ter ondertekening versturen.

Verzenden via de webinterface:

1. Klik op de templatepagina op SEND;
2. Voer de e-mailadressen van de ontvangers in (of een andere methode);
3. Voeg optioneel een bericht toe;
4. Klik op ADD RECIPIENTS:

Zelf ondertekenen:

1. Klik op SIGN YOURSELF op de templatepagina;
2. Vul alle benodigde velden in;
3. Voeg uw handtekening toe aan de bijbehorende velden;
4. Klik op de voltooiingsknop - SIGN AND COMPLETE:

Het ondertekende document kan worden gedownload met behulp van de knop DOWNLOAD:

SMTP-poorten openen voor zakelijke e-mailservice¶

Om spamverspreiding te voorkomen, zijn uitgaande TCP-poorten (25, 24, 2525, 387, 465 en 587) en UDP-poort (5060) standaard geblokkeerd op alle VPS-servers. Om de blokkade op te heffen, volgt u deze stappen:

1. Registreer een domeinzone. Het A-record van het domein moet verwijzen naar het IP-adres van uw server bij HOSTKEY.

2. Stuur een verzoek naar technische ondersteuning, met de vermelding dat u uitgaande SMTP-poorten wilt openen voor het verzenden van e-mails en het domeinadres (of subdomein) waaruit deze worden verzonden.

   Let op

   Wij behouden ons het recht voor om aanvullende vragen te stellen over de domeinnaam en de gebruiksopties.

3. Na analyse van de domeinnaam beslissen wij over het openen van poorten voor SMTP-werkzaamheden en informeren wij u hierover.

Een server met DocuSeal bestellen via de API¶